员工档案管理制度（最新12篇）

在充满活力，日益开放的今天，制度使用的频率越来越高，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，

员工档案管理制度 1

为进一步健全我单位规章制度，维护单位及派遣员工的合法权益，避免纠纷产生，促进企业健康发展，结合实际情况制定本档案管理制度。本制度适用于对劳务派遣员工的聘用及管理，请各部门相互配合，严格执行。

一、基本原则

公司招聘录用派遣员工的档案管理遵循统一领导、归口管理的基本原则，档案管理机构对派遣员工的全部档案实施综合管理。

二、根本要求

档案经手及管理部门要维护档案的完整与安全，便于公司对档案的有效利用。

1、档案的完整：一方面，从数量上，要保证档案的。齐全配套，不使应该集中保存的档案缺文短页，杂乱无章；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，严防对档案人为地割裂分散，或者零乱堆砌。

2、档案的安全：一方面，从档案的物质安全上说，要努力采取科学措施，对派遣员工的档案进行很好的管理和保护，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；另一方面，要加强保密工作，严防档案的丢失和失密、泄密现象的发生。

三、派遣员工个人档案的形成

严格遵守派遣员工的招录流程，并将派遣员工在各阶段签署形成的书面文件及个人提交的文件材料归入派遣员工个人档案，编号归档。档案材料根据不同应聘岗位的要求包括以下项目：

1、应聘登记表；

2、笔试成绩表及面试评价表；

3、体测表；

4、体检表；

5、培训登记表；

6、考核登记表；

7、社会保险个人信息收罗表；

8、派遣员工告知书；

9、无犯罪记录证明（声明）；

10、个人答应书；

11、劳动合同及补充协议原件；

12、派遣员工手册签收凭证（公司联）；

13、个人身份信息、学历证书、资格证书、职称证明等材料复印件；

14、员工离职相关材料；

15、解除（终止）合同证明；

16、其他与派遣员工聘用招录有关的书面文件。

四、档案管理

1、管理部门

派遣员工档案归口XXX（综合办公室），归入人事档案类别，与公司其他档案分类编纂，同一管理。

2、归口管理

2.1、归档前，要对归档材料进行辨别，按照材料的属性、内容、编号确定其归档的具体位置。

2.2、归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。

2.3、及时将新材料归入档案中。

3、档案的查（借）阅

3.1、查（借）阅派遣员工档案须经公司分管领导审核批准前方可，特殊情况下须经董事长审批，并进行借阅登记。

3.2、使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由档案管理人员向证明人核实情况后，可以出具证明材料。

3.3、档案管理员要做好归档记录、查（借）阅记录。档案借阅最长时间为一周，若借阅人未按规定及时归还所借档案，档案管理人要及时催还，必要时为其续办延长借阅手续，并要求到期归还。

3.4、档案管理员在出借档案时要核实档案材料，并在档案归还时核对材料是否完整或损坏，如发现材料损坏或丢失应及时向分管领导汇报。

4、档案的保存和销毁

4.1、档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

4.2、档案管理员要定期对档案进行检查，防治霉变、虫蛀，防火、防水、防盗。

4.3、档案原则上永久保存，对于已辞（退）职派遣员工的个人档案，原则上自离职之日起3年后方可销毁，销毁时须经公司领导批准，并做好销毁记录。

五、制度生效

1、本档案管理制度自即日起开始实施，在实施过程当中应结合实际情况不竭进行完善，重新编纂或编制补充文件附于本文件之后。

2、《派遣员工档案借阅申请单》、《派遣员工档案借阅登记表》、《派遣员工档案销毁申请单》作为本文件附件。

员工档案管理制度 2

1、目的

规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3、职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4、程序

4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的。个人档案袋，电子档案以HR信息管理系统为x台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加xx、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理部经理批准。

4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以上销毁。

员工档案管理制度 3

1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

4、查阅原始人事档案管理规定：

（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

5、员工业绩、培训档案：

员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

员工档案管理制度第一条人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情况变更规定。

1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2、项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的'资料。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

员工档案管理制度 4

一、目的

为确保员工档案资料的完整、准确、安全、私密，提高公司的管理效率，促进公司的正常运转和员工的发展，制定本制度。

二、范围

本制度适用于公司所有员工在职期间的档案资料，包括招聘、入职、培训、晋升、薪酬、员工关系等方面。

三、制度制定程序

1、本制度的制定由人力资源部牵头，经公司领导同意后颁布实施；

2、制定本制度前收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定，充分考虑符合中国法律要求；

3、本制度的`修订由人力资源部根据业务需要及时评估并提出修订意见，经公司领导同意后执行。

四、制度内容

1、员工档案的设置和管理

（1）员工档案包含个人信息、合同协议、考勤记录、绩效考核、培训证书、奖惩记录、离职资料等各种资料。

（2）人力资源部负责整理和归档员工档案，需在入职后一个月内建立员工档案。

（3）员工档案应当按照员工姓名、工号、入职时间等方式进行归档，存放于人力资源部内的安全地方，并采取防火、防水、防盗等措施。

2、员工档案信息的使用和保密

（1）员工档案资料只能在公司相关管理人员指定的人员使用，未经授权不得随意借阅、查看和复制。

（2）员工档案不得随意出借或转移，如有必要，应提前征得本人同意，并办理相关手续。

（3）员工档案涉及到个人隐私问题，应当妥善保密，除法律法规规定允许或经本人授权同意的情况外，不得泄露。

3、员工档案的保存期限及销毁

（1）员工离职或合同到期后，应当保存员工档案六个月以上，以备查阅。

（2）员工档案的保存期限应当根据法律法规规定和公司需求进行制定，且不得少于五年。

（3）员工档案根据涉密性和保密等级的高低进行分类，定期进行清理整理和销毁，销毁应当有凭有据，并经过相关部门审核。

五、责任主体及执行程序

1、人力资源部门负责员工档案的建立、整理、归档，确保员工档案的完整和准确。

2、所有管理人员有义务及时更新员工档案中的各种资料，确保资料的真实和完整。

3、对于档案存放地点和防盗、防火、防水等安全措施的保障，人力资源部门应当进行后续跟进，确保制度的实施。

4、对于泄露个人隐私问题，人力资源部门应当指定专人进行处理，并严肃追究责任人的责任。

六、责任追究

如发现未按照制度规定进行操作、管理失职等情形时，应当按照公司制度的规定和工作流程进行处罚和追究责任。追究责任人的责任，旨在引起同事的警示和反思，从而建立全员责任意识和规范化的办公环境。

员工档案管理制度 5

一、目的

为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。

二、归档范围

全体员工之个人档案(入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案)、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理员的职责

由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、档案管理内容

(一)员工入职档案：

1)个人简历；

2)员工入职登记表

3)应聘人员登记表；

4)面试记录及待遇核定事项审批表；

5)笔试结果报告；

6)身份证复印件

7)学历学位、资格证书复印件材料

8)离职证明；

9)试用期员工跟踪表；

10)试用期考核表；

11)各类合同及协议；

12)员工异动履历表。

(二)员工培训档案：

1)培训通知；

2)培训签到表；

3)培训总结报告(或考评结果)；

4)派出培训审批表；

5)员工外派培训合同

6)外出培训反馈表(证书原件)；

7)员工培训统计表。

(三)绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。

(四)员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

五、人事档案管理相关规定

(一)基础管理

1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》(附件一)、《离职员工人事档案目录》(附件二)，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。

4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等)，应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。

5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。

7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止)。

8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。

9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

(二)档案的查、借阅

1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审批表》(附件三)，并经人事行政部经理批准后方可办理。

2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政部经理批准后方可办理。

3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借阅手续。

4、所有经批准后借阅出的。人事档案需于借阅的三天之内归还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。

5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件四)。

(三)查、借阅档案注意事项

1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人事行政部经理同意。

3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。

4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

六、档案的销毁

(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

(二)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。

(三)凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

(四)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

(五)在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

七、制定、修订、废除与颁布实施

本办法经核准后，由行政部公告实施；修订或废止亦同。

档案管理工作流程 6

酒店档案工作的主要流程是：

1、 接 收：凡酒店经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。

酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交人事部。

2、 整 理：

（1）、酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。

（2）、酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。

（3）、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。

（4）、按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。

3、 保管及利用

（1）、酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。

（2）、凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经总经理批准。

（3）、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。

4、鉴定和移交

（1）、档案鉴定工作在相关领导的。领导下，组成鉴定小组，按规定进行。

（2）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领

（3）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领导批准，由两人在指定地点监销。

（4）、档案移交要按国家有关规定执行。

（5）、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。

员工档案管理制度 7

员工档案作为记录员工重要信息的介质，应列入保密资料范围，尤其是中高层员工履历、薪资等信息，行政人事部门应在员工入职时收集完善员工资料，建立完整的员工档案；员工的档案借阅必须经相关领导批准，具有一定资格的人员因工作需要可以借阅相应权限内的员工档案。

一、员工档案管理部门

公司行政人事部为员工档案的直接管理部门，安排专人负责日常管理，保证档案的完整性，档案查阅必须符合本制度要求。

二、电子档案的建立和管理

1、集团人力资源部负责建立总公司所有人员和子公司部门负责人以上人员电子档案，并根据子公司整理上报的电子档案，整理出全集团人员的电子档案；

2、各公司行政人事部门负责各自公司部门负责人以下所有员工电子档案的建立，并将最新电子档案提交集团人力资源部备案；

3、电子档案每月28日更新一次，更新情况报集团人力资源部一份。

三、纸质档案的建立和管理

1、纸质档案在员工入职后一周内建立完善，内容包括：封皮、三张一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的'复印件、个人简历、求职报名表、面试考核表、体检报告、离职(失业)证明、保密协议、入职须知等，对于劳动合同、转正和晋级手续、任命文件、奖惩记录等资料在管理过程中结合实际情况及时补充完善。

2、集团人力资源部负责建立总公司所有人员和子公司部门负责人以上人员的纸质档案，并负责日常管理和借阅管理。

3、各公司行政人事部门负责各自公司部门负责人以下所有管理人员纸质档案的建立，并负责日常管理和借阅管理。

4、集团人力资源部建档时须将在职人员和离职人员分开，将高层管理者、中层管理者、基层管理人员分开，将退休返聘人员单列；子公司行政人事部建档时须将在职人员和离职人员分开，将中层管理者、基层管理人员分开，将退休返聘人员单列；

5、一线工人也需要建档，资料需包含个人简历、求职报名表、面试考核表、体检报告等。

四、纸质档案的借阅权限

1、各部门负责人经行政人事部门负责人同意后，可以借阅本部门所有人员的纸质档案，无权借阅其他部门人员的纸质档案；

2、行政人事部相关招聘和薪资专员经行政人事部负责人同意后，可以借阅部门负责人以下所有人员纸质档案；

3、子公司行政人事部门负责人经集团人力资源部负责人同意后，可以借阅本公司部门负责人以上人员纸质档案，无权借阅其他公司部门负责人以上人员纸质档案；

4、子公司部门负责人以上高层领导经行政人事部负责人同意后可以借阅所辖部门所有人员纸质档案，借阅其他部门人员纸质档案必须经总经理同意；借阅下辖部门负责人纸质档案须经集团人力资源部负责人同意；

5、集团公司部门负责人及以上人员经人力资源部负责人同意可以借阅下辖员工纸质档案；如果需借阅子公司部门负责人以上人员的纸质档案，必须经董事长同意；

6、子公司人员均无权借阅其他公司员工的纸质档案。

劳动合同管理制度 8

劳动合同：

1、签订劳动合同的原则

（1）本着平等自愿和协商一致的原则。要求劳动合同的内容必须公正、诚实、守信。

（2）遵守国家法律、法规和政策。

（3）以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。

（4）双方严格执行。劳动合同签订后，双方都应严格按照合同规定的内容遵照执行，任何一方违约，都将

按规定追究违约责任。

（5）以酒店经营目标为中心。

2、劳动合同的订立

（1）原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。

（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。

（3）劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成一定的� 其中有固定期限的劳动合

同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在签定劳动合同时不明确终止期；完成一定的�

（4）新进员工应根据签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期最长不得超过2个月。

（5）劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按《劳动法》的有关规定办理。

3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。人事部将员工合同书按部门、按序编号归档保存。

4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年 。

二、员工档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，酒店的人事部做好有关档案的管理工作。档案管理实

行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将来使用。

1、员工档案

员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类：

（1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

a、 员工人事档案的收集、整理和保管

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。

b、 员工人事档案的查阅和借用

查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的'证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。

c、 员工人事档案的传递

在员工录用和离店时，人部部及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。 员工人事档案的传递不得由本人办理。

（2）员工的工作档案

从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。

对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。

2、人事部工作档案

人事部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人事部的工作。

（1）人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。

（2）工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

（3）教育培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

（4）行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

（5）人事部的工作档案按年度建立索引、装订成册。

3、档案保存期

离职人员档案保存2年。

员工档案管理制度 9

一、目的

规范公司员工档案管理工作，确保员工档案资料的完整性、真实性和安全性，为公司管理和决策提供依据。

二、范围

适用于公司所有员工档案资料的管理工作。

三、制度制定程序

由人力资源部制定，经公司领导审批后实施。制定前需进行调研和分析，与公司相关部门进行沟通和协商，确保制度的科学性、有效性和可行性。

四、制度具体内容

1、制度名称：员工档案管理制度。

2、范围：

适用于公司所有员工档案资料的管理工作，包括员工人事档案、考勤档案、培训档案、绩效评价档案等。

3、目的：

规范员工档案的建立、保管、检索和使用工作，确保档案资料的完整性、真实性和安全性，为公司管理和决策提供依据。

4、内容：

（1）员工档案的建立与保管

①新员工入职时，人力资源部门要按照公司规定的要求，建立员工人事档案，并记录员工的'基本信息、相关证件、教育背景、工作经历、家庭状况等信息。

②公司应建立完善的员工档案保管制度，统一管理员工档案资料。负责人力资源部门应该对员工档案的管理负责，并责令保管人员妥善保管员工档案资料，保证档案资料的安全和保密。

（2）员工档案的检索和使用

①员工需提出书面申请，经过人力资源部门审批后，方可查阅其个人档案。未经过人力资源部门审批，任何人员不得查看员工档案。

②员工档案只能由人力资源部门有关管理人员出具证明、报表或备案等审批事项时使用。

（3）员工档案的保存和销毁

①员工档案必须保存至员工离职后的15年。

②员工档案保存期限届满后，如无特殊需要，应予以销毁。销毁过程要求人力资源部门、财务部门、法务部门和保险部门等有关部门进行会同，并制定销毁计划和报告。

5、责任主体：

本制度执行主体为人力资源部门，但其他相关部门应按照职责分工协同配合，确保制度的有效执行。

6、执行程序：

（1）人力资源部门负责制度的宣传教育工作，确保全员掌握档案管理制度的内容和要求。

（2）各部门负责监督和落实制度的执行，及时发现问题并及时解决。

7、责任追究：

倘若违反本员工档案管理制度的规定，构成违法行为的，依法追究相应法律责任；如构成违反企业制度的行为，依照公司规定严肃处理。

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第一条要建立工作业绩档案，对各段时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案。考核标准是依据岗位责任制中的职责范围等内容，考核工作可分配到各部门进行，最后由人事部汇总。

第二条建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价，对工作突出、成绩和贡献较大者要给予表扬、奖励、晋级等。对工作不踏实、消极怠工、屡屡出现差错者要进行批评、处罚、降级或撤职。

第三条员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：

1.文件材料。主要文件包括“员工人事调动表”、“书”、员工身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件的复印件等；

2.考评记录。主要是“员工工作表现评估表”。公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期定时进行考评。考评记录可比较全面地反映出员工的'工作概况，具有重要的查考作用；

3.出勤记录。员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档案。员工出勤情况记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感；

4.奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据；

5.职位变更。员工在工作中，由于工作表现及服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。因此，员工工作档案对员工职位的变动记录是考查员工工作表现的客观依据。

第四条在员工工作档案中，还要搜集员工工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件(复印件)等资料。这对于全面、有效地考查员工表现都有重要作用。

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1.目的

规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3.职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4．程序

4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人

档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

身份证和学历职称证件的'复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸

质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理

部经理批准。

4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员

档案应妥善保管三年以上销毁。

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一、目的

本制度的目的是规范公司员工档案的管理，保证员工档案记录的'真实、完整、准确，并依法进行保管、使用和保护；同时，明确公司部门之间对员工档案管理的职责与权利，确保员工个人信息得到严格保护。

二、范围

本制度适用于公司全体员工档案管理，包括员工个人档案、部门档案等，并适用于各部门及公司领导对员工档案管理的管理工作。

三、制定程序

1、由公司总经理选派人员组成编写小组。

2、编写小组成员调研与讨论，收集整理相关法律法规、公司内部政策文件等相关资料。

3、编写小组起草初稿。

4、组织有关部门内部审批，并评审集体讨论、修改和完善拟稿。

5、经公司总经理同意后正式印发实施。

四、员工档案的内容

员工档案主要包括以下内容：

1、员工简历：包括姓名、性别、户籍、学历、工作经历、家庭情况、奖惩情况等。

2、招聘/面试材料：包括招聘广告、应聘者应聘材料、面试记录、面试评价、笔试材料、考试成绩等，及入职手续、毕业证书、身份证复印件等材料。

3、工作资料：包括工作性质、职务、职称、工资、奖金、岗位说明书、工作任务分配、考核记录、考勤记录和加班情况等。

4、健康检查：包括体检报告、病历、职业病防护检查记录等。

5、培训记录：包括培训计划、培训记录、培训考核成绩等。

6、辞职/退休/离职手续：包括辞职申请、离职申请、退休申请、离职原因、离职说明、身份证复印件等。

7、其它：包括奖惩证明、个人评优材料、用工合同、个人社保、公积金账户档案、工作交接材料等。

五、员工档案的保密

1、员工档案须严格保密，任何单位和个人未经授权不得查阅、使用或拷贝。

2、员工档案保密责任主体为员工档案保管员和相关部门管理人员。

六、追究责任

违反员工档案管理制度的员工将给予相应处罚，并由公司追究相应责任人的责任。如果因管理不善造成员工个人信息泄露，公司将承担相应法律责任。

七、其他

1、员工离职后，其档案在离职当月内必须整理好并转入离职档案室，经过五年以上后，留存已过时且重要档案，并有计划销毁非必要的档案。

2、员工档案由公司保管，不得私自带离公司；如确需出差、考勤等情况，需填写特殊出入登记表，并经领导同意。

3、员工应当确保其档案中信息的真实性和完整性，如有虚假、失实或遗漏情况，由当事人承担相应责任。